前回に続いて、今回は電話対応の中級編を発信していきます。
本記事の内容
うつむきながらの電話は暗い印象をあたえてしまう
自分の電話番号はすぐに言えるように覚えておく
電話では相手に顔が見えなくても相づちをするべき
自己紹介・まえがき
こんにちは！たすけです。
この記事を書いているわたしは、車の部品メーカーで営業の仕事をやりながら、当ブログで情報発信しています。
たすけblogの発信内容について
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以前に取引先との電話対応が苦手な人に向けて、
【初級編】社会人1年目が知っておくべき電話対応の『超基本』をご紹介します
というテーマで、基本的な電話対応のマナーについてご紹介しました。
今回は、中級編としてより実践的な電話対応についてご紹介していきます。
本記事でご紹介する内容は、一般的に会社では教えてもらえない内容です。
前回の記事はこちらからご覧いただけます。3分くらいで読める内容なので、まだの方は先に読んで理解を深めましょう。
もくじ
うつむきながらの電話は暗い印象をあたえてしまう
だまされたと思いためしてみてください。
肩のチカラを抜いて立ち、顔の位置は正面を向きます。
その状態で『あー』と声をだします。次に声を出した状態でアゴを引き、下を向いてください。
声のトーンが少し下がりましたよね？
これが電話でもおなじように、うつむきながら話すと声のトーンが下がり、相手に暗い印象を与えてしまうのです。
お互いの顔が見えない電話は、声の印象がダイレクトに相手に伝わってしまうので声のトーンには気をつけたいところ。
対処法をご紹介します。
電話をするときは少しだけ顔の向きを上げる
電話をするときは、顔の向きを少しだけ上げて話すようにすると声のトーンが下がることもなくスムーズな会話ができます。
具体的には、アゴを10°〜15°くらい上にあげるイメージです。
また、少し上を向くことで自分が話すことに自信がわき、堂々と話せるようになることもメリットのひとつです。
決してマナーというわけではありませんが、相手に好印象を与えるためにも、顔の向きを意識して電話をしましょう。
自分の電話番号はすぐに言えるように覚えておく
これはわたしの経験談です。
ある日の商談で、取引先を訪問し無事に契約をいただきました。
前々から先方の担当者とは『飲みに行きたいね』と話しており、契約が決まったいうこともあり、その流れで呑みに行くことになったのです。
上司に連絡を済ませて、お店の予約をしたときに『ご連絡先を教えてください』とお店のスタッフに言われてとっさに答えられない。
『えーと、080、※※※』と携帯電話の画面を確認しながら伝えたときに、目の前のお客様からひと言。
『おいおい、自分の携帯電話くらい暗記しておけよ〜』
と冗談半分で言われてしまいました。
このエピソードからの学びとしては、自分の電話番号は名前と同じ。
自分の電話番号はすぐに言えるように覚えておくということです。
なぜなら理由は以下の2つあります。
その① この人、大丈夫だろうか？と不安を与えてしまう
その② 番号を間違えて伝えてしまう可能性がある
1つずつ解説します。
その① この人、大丈夫だろうか？と不安を与えてしまう
先ほどのエピソードで、自分の携帯番号をとっさに答えられないわたしに『おいおい、自分の携帯電話くらい暗記しておけよ〜』と仰ったお客さまは、冗談半分で言ったかもしれませんが少なからず、
『おいおい、大丈夫か？』と思ったことでしょう。
今回は商談が成立したあとの出来事だったため事なきをえましたが、仮に商談が成約する前だったとしたら、
このようなちょっとした不安が『この人に任せて大丈夫だろうか？』と今後の流れを左右してしまう場合だって充分にあり得るのです。
会社から支給される仕事用の携帯電話番号は、普段から暗記して頭にいれておいた方が相手への印象も良くなります。
番号を間違えて伝えてしまう可能性がある
相手に電話番号を聞かれて、いちいち画面に表示された番号を確認しながら話すと、間違って伝えてしまう可能性があります。
理由はあわてて携帯電話の画面を確認し、伝えようとするので見まちがう恐れがあるからです。
まちがった電話番号を相手に伝えてしまうのは、何かあったときに連絡が取れなくなるため、相手にとって迷惑でしかありません。
確実に電話番号を伝えるためにも、暗記していつでも言えるようにしておくことが大切です。
電話では相手に顔が見えなくても相づちをするべき
相づちの大切さは、以前こちらの記事でご紹介しました。
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【話し上手は聞き上手】相手の話を上手に聞く5つのスキルを紹介します【営業マンは必須】
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会話のなかで相手の話に相づちうつことは、『あなたの話をきいてますよ』と反応を示すことができる方法のひとつです。
それは電話でもおなじことが言えます。
電話で相づちをしても相手には見えません。しかし、ちゃんと話を聞こうという姿勢でおこなう相づちには『感情』が乗ります。
感情は電話越しでも相手に伝わるものです。
電話越しに相手の笑い声が聞こえてくると、相手の笑顔が思い浮かぶのと同じです。
『わたしはあなたの話をきいてますよ』と示すためにも、相手の話に向き合いながら相づちをおこなうことで、さらに会話が盛り上がりやすくなるのです。
まとめ 電話対応は話の内容とおなじくらい与える印象が大切
今回は、社会人1年目が知っておくべき電話対応のマナーというテーマで、より実践的な電話対応のマナーや相手に悪い印象を与えない注意点をご紹介しました。
ビジネスシーンにおいて電話対応は付きものです。
そして相手の顔が見えない電話対応だからこそ話しかたや声の印象が大きく影響します。
まして携帯電話やスマホの普及で、いつでもダイレクトに相手と通話ができる環境なので、電話対応には会話する内容以上に気をつかい、対応したいものです。
今回は以上になります。ありがとうございました。