今回はこんな疑問を解決します。
本記事の内容
初めてのあいさつ訪問で気をつけるべき7つのポイントとは？
つい見落としがちな注意点3つをご紹介します
まとめ
自己紹介
こんにちは！たすけ（@tasukeblog）です。
この記事を書いているボクは自動車部品メーカーで営業の仕事をやりながら当ブログで情報発信しております。
人事異動などで新しい部署へ配属になったり、初めて営業の仕事を任された場合は必ず取引先へあいさつにお伺いしなければなりません。
ビジネスにおいて第一印象はとても重要です。初めて取引先へあいさつ訪問するときは特にマナーに注意して行いたいものです。
本記事では、
● 0からスタートする営業マン
● 訪問時のマナーを身につけたい営業マン
● お客様と良い関係性を築きたい営業マン
に向けて、はじめてあいさつ訪問に伺う際の失礼のないやり方をご紹介していきます。
いまのご自身の状況にあわせ参考にして頂けたら幸いです。
もくじ
初めてのあいさつ訪問で気をつけるべき7つのポイントとは？
それではあいさつ訪問の具体的なやりかたを7つに分けてご紹介します。それがこちら。
その① 事前にアポイントをとる
その② 事前準備をする
その③ 当日は『10分前行動』を意識しスケジュールを組む
その④ 到着し受付で取り次いでもらう
その⑤ 応接室に入室するまで
その⑥ 面談
その⑦ 退室のときにやること
1つずつ解説していきます。
その① 事前にアポイントをとる
ビジネスにおいてお客さんと面会するときは事前にアポイントを取ることがマナーになります。
こちらでは電話でアポイントをとるやり方についてご紹介していきます。
今回の場合は、転勤や担当者変更にともなうお客様へのあいさつ訪問が目的なので以下の3つを意識して伝えれば大丈夫です。
① 訪問の目的をはっきり伝える
② いつお伺いして良いですか？は言わない
③ 相手が忙しい時間帯は避ける
訪問日時を調整する場合は、
『いつだと大丈夫ですか？』とは言わず、『○曜日と○曜日ならどちらがよろしいでしょうか？』と日にちを限定して伝え、相手に選択してもらうやり方がオススメです。
そしてアポイントがとれたら必ず感謝の気持ちを伝えるようにしましょう。
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その② 事前準備をする
アポイントがとれたら次は事前準備をして当日に備えましょう。
当日はお客さんの貴重な時間を頂く機会なので、少しでも有意義にすすめて行きたいですよね。
事前準備の際は以下の5つをおさえておけば大丈夫です。
① 何を売っている会社なのか？
② どこに向けて売っているのか？
③ 訪問先までのルートと所要時間
④ 代表者・担当者の名前や趣味など
⑤ 取引にいたる経緯
特に訪問先までのルートと所要時間は、初めての訪問でいきなり遅刻するわけにはいかないので、移動手段や混雑状況をふくめて調べておくことをおすすめします。
このあたりの情報は、前任の担当者や上司に聞けば把握できますのでしっかりとノートや手帳にメモをとりまとめておきましょう。
その③ 当日は『10分前行動』を意識しスケジュールを組む
約束の時間に5分前に到着するようにスケジュールを組むのはNGです。
と思った人も多いですよね？
5分前ジャストに目的地に着くようにスケジュールを組むと、道に迷ったり電車が遅れたりと不測の事態に対応できません。
近場で何度か訪問しているお客さんであっても約束の時間『10分前』には目的地のすぐそばで待機し、身だしなみを整え心に余裕をもって5分前に訪問すべきです。
その④ 到着し受付で取り次いでもらう
受付は大きく3つのパターンにわかれます。
① 受付があり受付担当者が対応してくれる場合
② 無人受付で内線電話により担当者と繋いでもらう場合
③ そもそも受付がなく、窓口に内務の人がいる場合
企業により受付での状況は少し変わりますが、やることは全て同じです。
会社名 名前 訪問相手 訪問目的 約束（アポイント）の有無
をはっきりした口調で告げましょう。
その⑤ 応接室に入室するまで
こちらも訪問する企業により状況は多少変わりますが、基本的に応接室に案内されます。
場合によってはダイレクトに社長室に案内されることもあります。
ここでの注意点は以下の3つです。
① 案内人から『どうぞお入りください』と言われてから入室する
② 着席は勧められてから座る（すぐ立ち上がれるように浅めに座る）
③ 手荷物や鞄は足元の邪魔にならないところに置く
参考までにボクの経験上、先に先方の社長や担当者が待っている場合もあるのでいつでも面談を始められるように心の準備をしておく必要があります。
その⑥ 面談
いよいよ面談になります。
初めての訪問で初めての相手と面談するわけなので多少緊張してしまいがちですが、誠意をもって感謝の気持ちを伝えましょう。
面談でのポイントは以下の4つになります。
① 相手が部屋に入ってきたらすぐ立ち上がりあいさつと名刺交換をする
② 相手から『お掛けください』と言われてから『失礼します』と言って座る
③ まずは会ってくれたことへの感謝の気持ちを伝える
④ 手土産がある場合は『気持ちですが』と言って紙袋から出して差し出す
何を話したら良いか分からない人は以下をおさえておけば大丈夫です。
● 自己紹介をきちんとする
● 訪問先の外観や社内の様子を話題にする
● 事前に調べておいた相手の趣味を話題にする
その⑦ 退室のときにやること
面談も終盤になり退室するときは、基本的に訪問した側から終了のきっかけを作ります。具体的な流れとしては、
① 『本日はお忙しいところ誠にありがとうございました』と切り出す
② 書類や名刺などを鞄にしまいゆっくりと立ち上がる
③ 『失礼します』とお辞儀する
④ ドアの前で再度一礼します
退室後の注意ポイント
● 同行した人がいる場合には会話は控えましょう
● 帰り際に受付の人に会釈やあいさつをすると良い印象を残すことができます
● 面談が終わったからといって気を抜かず、訪問先の敷地から出るまでは緊張感を持って立ち振る舞う
初めての訪問でつい見落としがちな注意点を3つご紹介
初めての訪問は、事前準備などで何かと慌ただしくなりがちです。
ここでは初めての訪問時に、つい見落としてしまいがちな注意点を3つをご紹介します。
どれも気をつけないと相手に悪い印象を与えてしまうので意識しておきたいところです。
それがこちら。
その① 身だしなみには細心の注意が必要
その② 取り扱う商品やサービスを話し過ぎない
その③ 相手との会話でわかったフリをしない
1つずつ解説しますね。
身だしなみには細心の注意が必要
人は『外見』で他人を判断します。
特に初めての訪問では、見た目が大きく印象として残るため注意が必要です。
きちんとした身だしなみは、清潔さや誠実さ、品格にもつながります。
身だしなみチェックポイント
● 寝グセはありませんか？
● スーツや衣服のサイズは体に合ってますか？
● 靴は汚れていませんか？
● 爪が伸びたままになっていませんか？
繰り返しになりますが、人は見た目で第一印象を決めます。
相手に対して1度決まった印象を後から変えることはむずかしいです。最初から身だしなみを意識して訪問することが大切です。
取り扱う商品やサービスを話し過ぎない
営業では受注が欲しいあまりに一生懸命商品やサービスを話しすぎるのはNGです。それが今回のような初めての訪問であればなおさらです。
基本的に相手からあなたが取り扱う商品やサービスの話題があった場合に話すようにしましょう。
どうしても取り扱う商品やサービスの話を伝えたい場合は、会話の中で簡単に紹介する程度が良いでしょう。
相手との会話でわかったフリをしない
相手と話を合わせたいし、話を理解できていないことに恥を見せたくないといった思いから、つい分かったフリをしてしまいがちです。
その場しのぎには有効ですが、同じ話題が繰り返されたときやあなたが分かったフリをした話題に対する意見を求められたときに言葉が詰まり、後々自分を苦しめてしまう場合があります。
分からないことは恥ずかしいことではありません。
分かったフリをせず、
分からないことはその場で聞いてみることで相手とのコミュニケーションにも発展し会話が弾む場合だってありえます。
まとめ 訪問時は見た目とマナーを意識し面談中は正直に会話しよう
今回は既存の取引先へ初めて訪問する場合に失礼のないやり方をご紹介しました。
訪問時のマナーは多少間違っていても、そこまで相手に悪い印象を与えることは少ないと感じます。
しかし、今回のように人事異動などで初めて既存のお客様にあいさつ訪問する場合などは、自分の見た目に注意することがとても重要です。
理由は、初対面の相手に対して一度でも『見た目』で悪い印象を与えてしまうと、そこから良い印象にはなりにくい・悪い印象を引きずってしまうからです。
面談中はご紹介した『見落としがちな注意点』を意識して相手を思いやる気持ちを持って接すればスムーズに進むはずです。
今回は以上です。ありがとうございました。