今日はこんなお悩みにお答えします。
本記事の内容
そもそもアポイントって何よ？
確実にアポイントを取るための4つの秘訣
アポイントがとれない原因を理解しよう
まとめ
自己紹介
こんにちは！たすけです。
この記事を書いているボクは自動車部品メーカーで営業の仕事をやりながら当ブログで情報発信しております。
営業の仕事で、お客さんを訪問する際にアポイントをとることは基本中の基本です。
わかっているんだけど、これが最初はなかなか難しいんですよね！
ボク自身も、アポイントを取ることがもともと苦手で悩んだ時期がありました。
失敗しては繰り返し、試行錯誤しその過程で身につけた、『確実にアポイントを取る秘訣』を今回はご紹介します。
参考にして頂けたら幸いです。それではいってみましょう！
もくじ
そもそもアポイントって何よ？
まずはここからですね。
アポイントとは『アポイントメント』の略で、主にビジネスにおける取引先との面会する約束や予定を指します。
営業の仕事において、やるべきことの1つに受注して売上をつくり出すことがあります。
そして、受注して売上をつくり出すためにはお客さんを訪問し、商談するきっかけ作りをする必要があります。
そこで必要になるのがアポイントを取ることです。
アポイントを確実に取ることができれば、当たり前のはなしですが、お客さんと会う機会が多くなります。
お客さんと会い、商談する回数が多ければ多いほど、受注する可能性も大きくなりますよね？
自分自身の営業成績をあげるためには、アポイントを上手にとり、商談するきっかけをより多く作る必要が重要になってきます。
確実にアポイントを取るための4つの秘訣
それでは、電話によるアポイントをとるための秘訣を4つご紹介します。それがこちら。
その① 訪問する目的を明確にしてはっきりと伝える
その② 日程を決めるとき『いつお伺いして良いですか？』は言わない
その③ 『週末の夕方』と『週初めの朝』の時間帯は避ける
その④ 当日の所要時間を前もって伝えておく
1つずつ解説していきます。
その① 訪問する目的を明確にしてはっきりと伝える
まず最初に、アポイントをとるために電話をしなければなりません。
ここでのポイントは、
なぜ電話をしたのか？
なぜアポイントを取りたいのか？
をはっきりと伝え、相手の返答をしっかり聞くことです。
特に新規訪問の場合には、いきなり知らない人にアポをお願いされて
『不安や不審がある』マイナスな状態からアポイントを取ることが多いため、
正しい言葉づかい
声で明るさや良い印象を伝える
早口にならずゆっくりと滑舌よく話す
といったところを意識して行うことがとても重要になってきます。
その② 日程を決めるとき『いつお伺いして良いですか？』は言わない
アポイントをとるための電話で、訪問する日程を決めるときに、
『ご都合はいかがでしょうか？』
『いつだと空いておりますか？』
と、つい言ってしまいがちです。
一見すると相手に配慮しているように聞こえますが、相手からすれば、スケジュールを確認し漠然とした日時を考える負担が発生してしまいます。
ここでご紹介するアポイントの取りかたの秘訣は、
『候補日を限定して相手に質問する』ことです。
例えば、
『来週の火曜日か水曜日のご都合はいかがでしょうか？』
と限定的な質問をすることで、相手はどちらかを選ぶようになります。
人は選択技を与えられるとどちらかを選ぶ傾向があるんですね。
漠然とスケジュールを考える負担を相手にかけるのではなく、日にちを限定して伝え、相手に選んでもらうような取りかたがおすすめです。
その③ 『週初めの朝』と『週末の夕方』の時間帯は避ける
アポイントの日時を提案するときに、気をつけたい時間帯があります。
（今回は土日が休みの人を相手とした場合をご紹介します）
以下の2つの時間帯です。
週初め月曜日の朝
週末の金曜日か土曜日の夕方
理由は、仕事が集中する時間帯だからです。
想像してみて下さい。週初めと週末は、1週間の仕事始めと仕事納めになります。
週初めは、1週間に行う様々な業務をスタートさせる為に、何かと仕事が集中します。
週末も同様に、1週間に終えた業務内容を確認し、やり残しがないかチェックする必要があります。たまに週末ギリギリになってやり残しが発覚し、バタバタと作業をする場合があります。
このように、どちらも仕事が集中する時間帯なのです。
また、週初めと週末はゆったりとした気持ちで仕事に臨みたいと考える人が多いのも週初めと週末にアポイントを取らない理由の1つにあげられます。
相手から指定がない限りは上記時間帯でアポイントを提案することを避けるべきです。
また、土日が休みでない取引先でも同様に、
相手が『休み前日の夕方』と『休み明け朝』の時間帯は、相手から指定がある場合をのぞき避けたほうが賢明です。
その④ 当日の所要時間を前もって伝えておく
当日の面談にかかる時間を前もって伝えておくことで、相手も自分も次の予定を立てやすくなります。
例えば、
このように、
前もって当日に所要する時間を伝えておくことで、相手への配慮にもなり自分も当日のスケジュールを立てやすくなります。
アポイントがとれない原因を理解しよう
次にアポイントがとれない原因をみていきましょう。大きく3つの原因があると考えられます。それがこちら。
① 相手との関係性が浅い
② こちらが提案する商品に興味がない
③ 相手が忙しく時間がない
この3つの原因を解消に向けて深堀りしていきます。
① 相手との関係性が浅い
関係性が浅い顧客とは、こちらの『会いたい』という気持ちだけではアポイントは取れません。
例えば、新規でターゲットにしている企業や、劣勢のお客さんなどです。
これらの企業とアポイントを取るには、
まずはこちらに興味を持ってもらえるように行動をおこしましょう。
具体的には、
アポイントを取る前に、相手が興味を示すきっかけとなる情報を伝える
ということです。例えば、
キャンペーンやお得な案内を作成し事前に郵送する
会社案内があれば事前に持参して存在をアピールする
このように、
前もって、相手が興味関心を引く行動をとることが大切です。
これらの行動をアポイントを取る前にやることで、相手があなたに関心がある場合にはすんなりとアポイントが成立します。
また、実際にアポイントを取るときに『たまに郵送してくる会社さんね』と相手に印象付けることも可能になります。
② こちらが提案する商品に興味がない
あなたが提案したい商品に興味がない人（企業）にアポイントを取る場合も、基本的には先程とおなじです。いきなり電話をかけて、
興味がない相手に対して電話するわけなので、100％断られますよね。
大切なことは、まずはこちらに興味を持ってもらうこと。
興味をもってもらうためには、事前にこちらの情報を提供することです。
それでも断られた場合には諦めましょう。興味がない人へいくら提案しても、あまり良い結果が期待ができません。
しつこく追うのではなく、新しいターゲット先を見つけるために時間を割いたほうが効率的です。
③ 相手が忙しく時間がない
こんなときはどのように対応すれば良いのか？
謝罪と感謝の言葉を残し一旦引きます。
え？引いちゃうの？と思われる方がいらっしゃるかもしれませんが、
相手が忙しく時間がないと言っているのに、必要以上にねばってもあまり良い結果が期待できません。
悪い印象を与えてしまう可能性すら出てきます。
であれば一旦引いて、後日再びアタックすれば良い話です。
再びアタックして、また同じように『忙しいから』と断られてしまうかもしれませんし、
意外にも、
と関心を持ってもらい、良い状況で再チャレンジできる場合があります。
まとめ 目的をしっかり伝え効率よくアポイントを取ろう
今回は営業で、アポイントの取り方とアポイントが取れない理由をお話しました。
大切なことはアポイントを取る理由を明確にし、相手への配慮を忘れないことです。
効率よくアポイントを取りつけて成約に向け取り組んでいきましょう。
今回は以上になります。ありがとうございました。