【知らなかったでは遅い】ビジネスメールの書き方と注意すべきポイント3つをご紹介します

 

今日はこんな疑問にお答えします。

 

本記事の内容

 

 

自己紹介

 

こんにちは！たすけ（@tasukeblog）です。

この記事を書いているボクは自動車部品メーカーで営業の仕事をやりながら当ブログで情報発信しております。

 

営業マンは連絡手段の1つにメールでお客さんや、社内の上司・スタッフと連絡をとることがあります。

 

電話でも同じことが言えますが、仕事で相手に送信するメールにもマナーが存在します。

 

友達とメールをするような感覚で送ってしまうと、取引先や社内の人たちに失礼があったり、誤解を与えてしまう可能性すらあります。

 

そこで本記事では、初めてビジネスメールを送る人に向けて、ビジネスメールの基本的な書き方やマナーをご紹介していきます。

 

ご自身の状況にあわせて参考にしていただけたら幸いです。それではいってみましょう！

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ビジネスメールで気をつけるべき3つのポイントとは？

それではビジネスメールで気をつけるべき3つのポイントをご紹介します。

 

 

受信した相手に雑な印象を与えないためにも基本をきちんと理解して行動しましょう。

 

 

 

 

1つずつ解説します。

 

 

①　ビジネスメールはいきなり書かない

 

ビジネスメールは、いきなり作成しないようにしましょう。

 

理由は、全く仕事のメールをしたことがない人や社内メールに慣れていない人が突然メールを作成すると、

 

 

メールの内容にまとまりがない

メールで何を伝えたいのか分からない

知らずにマナー違反をしている場合がある

 

 

といった状況になりがちです。

 

 

ましてそのメールをそのまま送信してしまったら、受信した相手はあなたへ対する印象が悪くなるでしょう。

 

 

 

 

 

②　メールは作成後はすぐに送らない

 

メールを作成後、すぐに送信してしまうのは絶対にNGです。

 

はやる気持ちはわかりますが、メール作成後は、

 

 

誤字脱字の確認

本文の確認（伝えたいことが記されているか）

 

 

を、しっかりと確認することが大切です。

 

 

③　ビジネスメールには決まった『型』がある

 

ビジネスメールには決まった『型』があるということです。

 

具体的な『型』がこちら。

 

 

 

 

ビジネスメールは、このような『型』に沿ってメールを作成します。

 

 

【例文】

件名：　製品に関するお見積の件

宛名：　株式会社　○○商事

　　　　代表取締役

　　　　○○　○○　様

挨拶：　いつも大変お世話になっております。

名乗り：　株式会社　△△産業の山田 太郎です。

本文：　先日○○様にお問い合わせをいただきました弊社製品のお見積書を添付しております。

結び：　ご検討の程、宜しくお願いいたします。

署名：　株式会社　△△産業

　　　　法人営業部　第一営業課

　　　　（氏名）山田　太郎

　　（郵便番号）〒○○○ー○○○○

　　　　（住所）△△県△△市△△町

　　（電話番号）TEL　○○○ー○○○○ー○○○○

　　　（メール）メールアドレス

 

 

ビジネスメールの基本的な書き方

上の例文を参考にしながら、次にビジネスメールの基本的な書き方をご紹介します。

 

 

件名の書き方

 

件名は、ひと目でメールの内容が分かるように書くことが大切です。

 

 

件名を書かずに送信したり、『お疲れさまです』や『お世話になっております』といった記載だと、内容が分からず誤って破棄されてしまう可能性があります。

 

 

また、長々と件名を書くこともおすすめできません。目安は20文字程度にし、要点だけをシンプルに書くことを心がけましょう。

 

 

宛名の書き方

 

宛名の書き方は、以下の2つの場合をご紹介します。

 

 

取引先の個人へ送信する場合

 

 

この場合は下の例文のように、

 

 

会社名　役職　氏名（様）

 

 

の順に記載します。役職がない人の場合は書かなくて大丈夫です。

 

 

 

 

同じ組織内の個人へ送信する場合

 

取引先でなく、同じ会社内の違う部署の人に送信する場合の宛名は、

 

 

部署名　氏名　役職

 

 

が一般的です。

 

 

 

 

 

『様』を付ける場合は、『氏名のあと』と理解しておきましょう。

 

【これ言ってるとヤバいかも...】社長や専務に『様』をつけなくても大丈夫な理由をご紹介します。

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また社内メールを送信する際に、その内容に関係する人や部署にも、参考として送信する場合があります。

 

 

つまり、メールは正式な相手宛てに送信しますが、

 

『メールの内容を参考としてあなたも確認しくださいね』といった意味合いで、

 

宛先を追加して送信する場合を指します。

 

 

例えば、直属の上司やそのプロジェクトに関わる複数の人など。

 

この場合は、

 

部署　役職　氏名（様）　←　正式な送信相手

 

 

に続いて改行し、

 

 

写）　氏名　役職　←　参考として確認してほしい相手

 

 

を加えます。

 

 

 

 

あいさつ・名乗りの書き方

 

メールに限らず、ビジネスにおいて相手とやりとりする際には、『あいさつと名乗り』をしてから取引することが礼儀です。

 

 

あいさつは、送信する相手との関係性に応じて適宜変えましょう。

 

 

 

 

といった書き方で問題はないでしょう。

 

 

本文の書き方

 

本文は相手が分かりやすく、要件をシンプルにまとめて書くことが大切です。

 

書きたいことをあれもこれも長文にして送信してしまうと、中身が伝わりません。

 

中身が伝わらないメールほど不要なものはありません。

 

 

では、どのように書いたら良いのか？

 

 

 

 

箇条書きで記載することも効果的です。

 

結びの書き方

 

結びのあいさつは、冒頭のあいさつとセットで使われることが多い言葉です。

 

 

内容に応じて相手が快くメールを読み終えられるような言葉で本文を締めくくりましょう。

 

 

一般的には、

 

 

 

 

といったものが定番でしょう。

 

署名の書き方

 

メールの最後には『署名』を入れます。

 

次の順番で必要なところを記載すれば問題ないです。

 

 

 

 

署名は、企業によりテンプレートが用意されている場合が多いので、一度確認し、自分用にアレンジして使ってみると良いでしょう。

 

 

ビジネスメールを送信する前の確認事項

次に、ビジネスメールを送信する前の確認事項を3つご紹介します。それがこちら。

 

 

 

 

1つずつ解説します。

 

その①　メール全体を見渡しわかりやすい内容になっているか？

 

メールを書くときに大切なことは、相手がわかりやすいように書くことです。

 

 

メールの作成を終え、全体を見たときに以下の3つを意識してみることをおすすめします。

 

 

 

 

これらを意識するだけで、全体的に見やすく伝わりやすいメールになることでしょう。

 

その②　書き終えたら必ず誤字脱字の確認を行う

 

冒頭でも触れましたが、書き終えたメールはすぐ送らずに、必ず誤字脱字のチェックをしましょう。

 

 

特に気をつけたいところは、

 

 

宛先の氏名と役職

送信先の会社名

送信先のメールアドレス

日時や数量といった数字の部分

 

 

になります。

 

 

万が一、誤字脱字や誤変換がある状態でメールを送ってしまった場合には、気づいたら即座に入力ミスである旨を連絡し、お詫びをしましょう。

 

 

 

その③　画像などの添付ファイルがある場合は容量や形式に注意する

 

送信する添付ファイルがあまりにも大きいと受信するまでに時間がかかってしまいます。

 

 

ある程度容量があるファイルを送る場合には圧縮してから送信しましょう。

 

 

また、添付ファイルを送信する場合には、

 

 

添付ファイルも一緒に送信していること

どんな内容の添付ファイルなのか？

 

 

を本文で伝えてあげると確認モレを防ぐことができますし、

 

受信者も内容を把握したうえでファイルを確認できるので丁寧な印象を与えることができます。

 

 

まとめ　メールは連絡手段の1つです。マナーを理解してやりとりしよう

今回は社会人として必要な、

 

 

ビジネスメールで気をつけるべき3つのポイント

ビジネスメールの基本的な書き方

ビジネスメールを送る際の注意点

 

 

といったテーマでお話しました。

 

 

マナーを守り相手に失礼のないメールを送ることで、仕事もスムーズに進んでいくことでしょう。

 

 

参考にしていただけたら幸いです。

 

 

今回は以上になります。ありがとうございました。