リモートワークなどで働く環境が大きく変化したいま、
チームメンバーと適切な手段でコミュニケーションをとることは、
仕事をすすめていくうえで欠かせません。
とはいえ、ふだんの連絡手段は”電話のみ”で
メールやチャットツールの使い分けが
いまいちよくわからない、とお考えのひとも多いはず。
そこで今回は、現役営業であるわたしの
電話とメールとチャットの使い分けを記事にします。
少しでも参考になれば嬉しいです。
本記事の内容
電話は緊急性や即座に連絡をとりたいにつかう
メールはやりとりを残したいとき・複雑な情報を伝えたいとき
チャットは簡易的に相手とやりとりしたいとき
まとめ 場面ごとに適切なコミュニケーションツールを見極めるべし
自己紹介・まえがき
こんにちは。たすけです。
簡単に自己紹介をします。
この記事を書いているわたしは、会社員をしながらブログで情報発信しています。
具体的には、
法人営業に関わるノウハウ
人間関係をスムーズにするコツ
伝えかた・コミュニケーション術
をメイントピックに、
これから営業を始める人や、
人間関係で悩んでいる人に向けて記事を書いています。
当ブログが、少しでもお役にたてれば嬉しいです。
もくじ
電話は緊急性やすぐに連絡をとりたいときにつかう
基本的に電話は、
緊急性が高いときなど、
いますぐに連絡をとりたいときにつかいます。
それが以下の3つ。
① 要点をまとめてから話す
② 無駄な長話しはしない
③ 相手の耳と口を奪っている意識をもつ
特にわたしが気をつけていることは、
『電話をすることで相手の時間を奪っている』
という意識をもつことです。
なので、電話・メール・チャットの3つのなかでは、
1番つかう頻度は少ないです。
メールはやりとりを残したいとき・複雑な情報を伝えたいとき
わたしがメールをつかう場面は以下の2つ。
相手とのやりとりを残しておきたいとき
複雑な内容を相手に伝えたいとき
サクッと深掘りします。
相手とのやりとりを残しておきたいとき
相手とのやりとりを残しておきたい場面は様々ありますが、
営業で、大きなトラブルに発展しがちな例をひとつあげると
『言った・言わない』問題があります。
お互いの誤解から起きる意見の食いちがいです。
このような意見の食いちがいを防ぐためにも、
相手とのやり取りを残しておくことが重要になります。
メールはそれが可能になります。
複雑な内容を相手に伝えたいとき
また、複雑な内容を伝える際にもメールを使用します。
これは、電話で複雑な内容を伝えてしまうと、
相手が理解するまで時間がかかるからです。
よくあるのが、上司と部下のやりとりで、
上司が伝えたことを部下が理解していないのに
一方的に話した状態になってしまい、
結果的にミスにつながるケースが多い。
こうならないためにも、
複雑な内容は書面で残るメールで伝えることが望ましいです。
チャットは簡易的に相手とやりとりしたいとき
最後はチャットをつかう場面です。
チャットは仕事のプロジェクトごとに、
手軽に相手とコミュニケーションをとりたいときに使用します。
メールほど堅い文章を書き込む必要もなく、
1行から数行程度の短いメッセージをリアルタイムで書き込むイメージです。
例えが適しているか怪しいですが、
LINEでやりとりするような感覚に近いです。
またチャットツールは、相手がオンラインか確認できる機能もあるので
同時性を確認することができ、効率的にコミュニケーションをはかることができます。
とはいえ、チャットはリアルタイム性が高いですが、
常にチームメンバーがチャット画面を見ている保証はありません。
営業で外回りをしていたり、
なにかしら作業をしているかもしれません。
そのため緊急性の高いやり取りには、
あまり向いていない印象があります。
まとめ 場面ごとに適切なコミュニケーションツールを見極めるべし
記事をまとめます。
今回は、現役営業であるわたしが仕事で実際に使い分けている
コミュニケーションツールに関わる内容を記事にしました。
おもに
電話
メール
チャット
の使い分けになります。
具体的には、
電話は緊急性や即座に連絡をとりたいにつかう
メールはやりとりを残したいとき・複雑な情報を伝えたいとき
チャットは簡易的に相手とやりとりしたいとき
になります。
今回は以上になります。
最後まで読んでいただきありがとうございました。