接待のやり方に自信がない人や
初めて接待をやることになり不安を感じる人は
ぜひ最後までご覧ください。
接待の場面ごとに必要になってくる大切なスキルを紹介します。
本記事を最後まで読んで実践すれば
少なくとも接待で失敗することは少ないはず。
いつもより少し長い記事になりますので、
接待で自分が不安と感じるところだけ読んでいただいても
効果抜群です。
本記事の内容
【準備編】接待が決まったときにまずやるべき3つの準備
【当日編】相手をおもてなしするときに意識する3つのポイント
【歓談編】歓談中は傾聴7：発言3を意識する
【終盤編】お支払いはタイミングを見てスマートに
【見送編】スムーズな見送りを可能にする3つのコツ
【番外編】二次会は行うべきか？
まとめ
自己紹介・まえがき
こんにちは。たすけ（@tasukeblog）です。
簡単に自己紹介をします。
この記事を書いているわたしは、会社員をしながらブログで情報発信しています。
具体的には、
法人営業に関わるノウハウ
人間関係をスムーズにするコツ
伝えかた・コミュニケーション術
をメイントピックに、
これから営業を始める人や
人間関係で悩んでいる人に向けて記事を書いています。
さて本記事では、冒頭にもありますように、
“接待”ついて記事にしてみます。
大切なことを先に言うと、
接待を成功させるには”準備・段取り”が命です。
なぜなら準備や段取りがスムーズでないと、
相手を無駄に待たせてしまったりするうえに
ちょっとしたマナー違反がきっかけで
あなたの人となりが悪く評価されてしまうこともあります。
本記事では、接待で失敗しないコツを6つの場面にわけてご紹介します。
もくじ
【準備編】接待が決まったときにまずやるべき3つの準備
取引先への接待が決まったら、以下3つの準備を進めていきましょう。
その① 日程の調整
その② お店（会場）選び
その③ 先方に連絡をいれる
ひとつずつ解説します。
その① 日程の調整
接待が決まったらまずは日程調整から始めましょう。
このときに大切なのは、
先方の都合
同席する人の都合
をしっかりと把握しながらすすめることです。
なぜなら接待にわざわざ時間を割いてもらうわけですから、
失礼のないように事前の情報収集が必要です。
どのように日程を調整するのか？？
参考までにわたしのやり方をひとつご紹介。
以下のステップで、
“約1ヶ月以内のスケジューリング”で日程を調整します。
ステップ① 同席する上司がいる場合は事前に伝えて日程をあわせてもらう
ステップ② 相手が都合の良い日時（候補日）を聞く
ステップ③ 相手の都合に合わせられるよう社内で調整し日時を決定する
このようにすることで、
お互いのスケジュールにふりまわされることなく
日程を決めることができます。
その② お店（会場）選び
接待の日程が決まったら
次にやることは”お店選び”です。
お店選びも接待を成功させるための重要なポイントです。
お店を選ぶ際に気をつけてほしいポイントが以下の3つ。
その① 相手が普段飲食するエリアを聞き出す
その② 相手の好みやアレルギーの有無を聞く
その③ 自分で探そうとせず上司やまわりの人に聞く
深掘りして解説します。
その① 相手が普段飲食するエリアを聞き出す
まず最も重要なのは、
先方がアクセスしやすいエリアに絞ってお店を選ぶことです。
ふだんはどのあたりで飲食されるのですか？
とストレートに聞いてみることをオススメします。
実は気になるお店があるんだよね〜
など、逆に要望がある場合もあります。
その② 相手の好みやアレルギーの有無を聞く
次に、相手の好みやアレルギーの有無も確認しましょう。
ここでも直接聞いてしまうことをおすすめします。
例えば、
〇〇様はどんなお料理がお好みですか？
ちなみにアレルギーなどはお持ちでしょうか？
といった聞きかたで問題ないです。
その③ 自分で探そうとせず上司やまわりの人に聞く
お店選びは、まず最初に接待経験が多い上司に聞いてみることをおすすめします。
接待経験が多い上司は、いろんなお店の情報を知っているため、
きっと良いアドバイスをしてくれるでしょう。
また、タウン情報誌などを見て気になったお店があれば
そのお店についてまわりの同僚に聞いてみたり、
下見に行ってみるのも良いかもしれません。
繰り返しますが、
お店選びは接待を成功させるための重要なポイントです。
自分好みのお店を選ぶよりも、
まずはまわりの協力を得て接待に適したお店を予約するようにしましょう。
その③ 先方に連絡をいれる
日程とお店が決定したら先方に連絡を入れましょう。
このときの連絡手段はメールが望ましいです。
なぜならメールだと、以下のようなメリットがあるからです。
お店のURLを添付することができる
あとからでも確認しやすい
やり取りが履歴として残る
メールやLINEでどのように伝えれば良いのか？？
メールの本文には、
① 日時
② 店名・住所・TEL
③ お店のURL
④ 出席者名
を記載して、最後に
「当日は楽しみにしております」
「名物の〇〇をご一緒に楽しみたいと思います」
といったような、会食を楽しみにしている言葉をひとことそえましょう。
【当日編】相手をおもてなしするときに意識する3つのポイント
待ちに待った接待当日。
先方をおもてなしする際に気をつけるべき3つのポイントがコチラ。
その① 早めに入店し相手を出迎える準備をする
その② 座席への案内はお店の人に任せてしまう
その③ 注文は自分から進んで取りまとめる
ひとつずつ解説します。
その① 早めに入店し相手を出迎える準備をする
接待で早めに入店することは”鉄則”です。
具体的には、開始15分〜20分前には入店して、
予約内容
座席の位置
トイレの場所
を確認し、相手をお出迎えに備えましょう。
開始10分前になったら、お店の入り口で出迎えるようにしましょう。
その② 座席への案内はお店の人に任せてしまう
相手が入店したら座席（上座）への案内は
店員さんにお願いしましょう。
なぜなら、しかるべき座席に案内する場面で、間違った席に案内すると
座り直しをさせてしまうことになるからです。
これは店のつくりや、和洋中といった料理のスタイルによっても変わるため、先ほどの出迎える準備の際に、店員さんに話しておくと良いです。
座席への案内は無理に自分がしようとせず、
店員さんに任せてしまったほうがスムーズに事がすすみます。
時には店員さんに案内してもらえない状況もあります。
その際には、用意してもらった部屋の座席の位置を事前に聞いておくと
スムーズに座席への案内が可能になります。
その場の状況に合わせて、臨機応変に対応してください。
その③ 注文は自分から進んで取りまとめる
みんなが席に座ったら飲み物の注文を
自分から進んで取りまとめましょう。
お店によって、店員さんが注文を取りにきてくれるところもあれば
呼び出してオーダーするお店もありますよね。
また会食中も相手の飲み物への気配りを忘れず、
お酌をしたり追加注文をしたり立ちまわるようにしましょう。
【歓談編】会食中は傾聴7：発言3を意識する
会食中はコミュニケーション力が求められます。
しかし、わたしのように
どうしてもうまく話すことができない
場を盛り上げれるような笑い話ができない
という人もきっと多いはず。
そんな人にオススメの対策が、
相手の話を傾聴する。
過去記事で相手の話を聞くコツをご紹介しておりますので
ぜひ合わせて読んでみてください。
続きを見る
【話し上手は聞き上手】相手の話を上手に聞く5つのスキルを紹介します【営業マンは必須】
簡単にご紹介すると、
笑顔で相手のはなしに耳を傾ける
しっかりと相槌を打つ
はなしの中で気になったところを質問してみる
このような流れで、
傾聴：7 発言：3
を意識すると相手との会話に困ることがなくなります。
ぜひお試しください。
【終盤編】お支払いはタイミングを見てスマートに
接待が終盤に差し掛かると、
締めの料理やデザートが運ばれてきます。
そのようなタイミングでさりげなく席を立ち、
お支払いを済ませましょう。
支払い時に気をつけてほしい3つの注意点がコチラ
① 会社の経費で計上する場合は必ず領収書をもらう
② 現金で5万円以上支払った場合は収入印紙が貼り付けてあるか確認する
③ 店員さんが宛名を書きやすいように名刺を準備しておく
『補足』 クレジットカードが利用できないお店もあるので要注意
昔から個人でやっているお店では、
決済手段が現金のみの場合もたまにあります。
クレジットカードで支払いを予定している場合は、
予約の段階で確認しておくことが必要です。
【見送編】スムーズな見送りを可能にする3つのコツ
接待を締める大切なポイントである見送り。
スムーズな見送りを可能にする3つのコツは以下になります。
① 必要があればタクシーや運転代行を手配する
② 周囲の交通事情を事前に確認しておく
③ 感謝の気持ちを込めてあいさつする
サクッと深掘りします。
① 必要があればタクシーや運転代行を手配する
お見送りの際には、前もって帰りの手段を確認し
必要があればタクシーや運転代行の手配を済ませておくと
スムーズにお見送りができます。
歓送迎会シーズンや年末などはタクシーの配車が混み合うため、
飲食代を払い終えたタイミングで、さりげなく帰りの手段を聞いて
おくと良いです。
② 周囲の交通事情を事前に確認しておく
先方が電車で帰る場合は、駅への方向や乗り入れ路線といった、
近隣の交通事情をあらかじめ調べておくとスムーズです。
また、ホテルに宿泊される場合もあります。
大きなホテルやタクシー乗り場といった立地などもチェックしておくとよい。
③ 感謝の気持ちを込めてあいさつする
これは最後の締めですね。
相手が時間を割いてくださったことに感謝の気持ちをこめて、
しっかりと挨拶をするように心がけましょう。
お酒の酔いもまわって気が抜けがちですが、
最後まで気を引き締めてお見送りしましょう。
【番外編】二次会は行うべきか？
判断に迷うひとも多いはず。
結論を先にいうと、
時と場合による。
これには以下2つの理由があります。
その① 接待する相手による
その② その場の雰囲気による
深掘りします。
その① 接待する相手による
接待する相手が、
同世代
お酒好き
普段からバーやクラブ・スナックへ行く
このようなタイプの人なら二次会をセッティングして、
さらに親睦を深めるのも良いと思います。
二次会があることを想定して、
前もって相手の好みや、普段からバーやクラブ・スナックなどへ
行くのか下調べをしておくと良いです。
逆に、相手がそこまでお酒が強くない場合などは
こちらから無理に二次会のお誘いはせず、
自然な流れでお見送りするのが良い。
二次会のセッティングは、接待する相手に合わせて
行うようにしましょう。
その② その場の雰囲気による
接待で一件目のお店を出たあとに、その場の流れで
二次会に行くような雰囲気になることもよくあります。
そのときは、その場の流れに従うと良いです。
やはり二次会に行くことを想定して、付近のお店を調べておくと無難です。
まとめ 接待を失敗しないコツは準備が命です
今回は、接待のやりかたがわからない人に向けて、
接待の場面ごとにご紹介・解説しました。
繰り返しになりますが
接待は”準備・段取り”が命です。
なぜならば
事前準備や当日の段取りがうまくいかないと、
相手を無駄に待たせてしまったりと、不快な思いや悪い印象を
与えてしまう可能性があるからです。
わざわざ時間を割いて出席していただくわけなので、
スムーズな進行を心がけましょう。
それと感謝の気持ちも忘れずに伝えるようにしましょう。
今回は以上になります。
最後まで読んでいただきありがとうございました。